国際会議を成功させるために必要なことは・・・
最近、通訳のアテンドで国際会議につく機会がすごく増えました。
そこで、気づいたことがあります・・・
多くの会社様にとって、
国際会議は非常に重要なイベントです。
しかしながら、その重要なイベントが成功することも
あれば、あえなく、成功とはいえない場合も多々あります。
では、どうすれば成功したイベントに
することができるのでしょうか？
いままで、自分自身の経験も含めて、
多くの国際会議に出席してきました。
もちろん、単に出席者のことも
多いし、主催者側だったことも
数多くあります。
そのようなことから、やはり
簡単に言うと、最終的には準備に
つきますが、
その準備の過程が少し、国際会議の
場合は変わってきます。
スピーカーが社内の人の場合、
社外の場合、によってまた異なります。
またスピーカーが日本人で
聴衆が、外国人の場合。
スピーカーが外国人で、聴衆が
日本人の場合。
ケースによって多少、やり方は
異なりますが、基本的に決めなければ
いけないことはいくつかあります。
１．国際会議の目的
なぜ、通訳を入れてまで会議をしなければ
いかないのかその目的を明確にする。
もしかしたら、国際会議が必要ない程度の
場合は通訳不要の場合もあります。
その会議を行うことで何を達成したいのか
決まっていなければ動く人も成果が見えずらく
なります。
２．成功の尺度を決める。
運営する人にとって、その国際会議がどう
なれば成功なのか？
それを決めてあげることが大切です。
ただ、やればいいというのであれば
お金さえかければできます。
しかしながら、これでは、単なるお祭りを
やるだけで、企業の活動とはいえません。
お金が余っているならいいですが、
やはり、人を何人集める。、
集めた人から、このようなデータを
とる。
出席者に対して、次のセミナーの
告知を行い。出席者を何人募る。
その場で、商品の仮契約を何人分は
取る。などやはり少なくとも
目に見える尺度を設定することが大切です。
３．国際会議の位置づけを明確にする。
会議やセミナーを行う場合、会社や
ビジネスによって、その位置付けが
異なります。
会議、セミナーそのものが商品となって
いる場合。
その会議は、あくまでサービスとして
次へのステップとして考えている場合。
セミナーや会議が営業活動の場のケース。
そのコンセプトは、
中途半端にしないほうがいいという
は言えます。
なぜなら、コンセプトがあいまいだと
集めることが、難しくなってしまうからです。
曖昧なコンセプトのもとには、曖昧な参加者しか
来ません。
そうなると、その場での、位置づけが
難しくなり、大変もったいない結果と
なってしまいます。
それこそ、成果が見えづらくなります。
４．最後に準備期間を十分に取るということです。
やはり、慌てて進めては、
いい仕事はできません。
一部の会社は、1年前からすでに
準備に取り掛かることもあります。
やはり会議のシーズンなどは、
場所も確保がしずらいですし、
良い通訳者も、数ヶ月前に
埋まってしまうこともままあります。
もし、ずいぶん先でも、国際会議の
予定がある場合はお早めにお声を
おかけください。
また最後になってすみませんが、
５．お客様の満足度とフィードバックを測るために
必ずアンケートは取りましょう。
その結果が良くても悪くても、
次回はそれを糧にしていけばいいことですから。
あと、国際会議でもセミナーでも
そうですが、来た人にメリットがある内容を
最大限提供するように心がけられれば
満足度は高まります。
ではともに、成功した会議を作り上げるれる
ように次回またよろしくお願いします。
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